Einführung der Immobilienbewirtschaftung
Dieser Blogbeitrag erkäutert die Hürden der Digitaliserung der Mietwirtschaft aus Sicht einer KMU. Die Digitalisierung ist von entscheidender Bedeutung, besonders in einem solchen begrenzten Markt wie der Immobilienbewirtschaftung. Die IT-Sicherheit, neue Geschäftsmodelle und die Wirtschaftlichkeit sind wichtige Themenpunkte für die Digitlaisierung. Für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit ist eine Beschleunigung von Digitalisierungsvorhaben unabdingbar. Der Einsatz digitaler Technologien verschlankt Prozesse, verbessert die Effizienz und optimiert den Informationsfluss.
Immobilienbewirtschaftung auf dem Weg zur Vernetzung und Automatisierung
Im Lateinischen steht der Begriff «immobilis» für «unbeweglich». Obwohl die Bezeichnung «Immobilie» für eine unbewegliche Sache steht, wie zum Beispiel Gebäude oder Grundstück, sollte diese Branche alles andere als stillstehen. Experten sind der Meinung, dass die Immobilienbranche die Digitalisierung verschlafen hat, gemäss Welbergen (2016). Während andere Branchen in der digitalen Transformation schon die Stufe der «Vernetzung und Automatisierung» von Prozessen erreicht haben, steht in der Immobilienbewirtschaftung diese Entwicklung noch aus. Im Betrieb der Immobilienbewirtschaftung sind Veränderungs-Dynamiken noch sehr verhalten. Man setzt weiterhin auf alte, bekannte Prozesse und ist noch nicht bereit Investitionen für die Digitalisierung der Bewirtschaftung von Immobilien zu sprechen (pom+Consulting AG, 2016).
Immobilienwirtschaft am Anfang der Digitalen Transformierung
Diese Erkenntnis wird durch die Ausgabe der «Digital Real Estate Umfrage 2020» bestärkt. Der DRE-Index (Digital Real Estate Index) beträgt 3.88. Dieser Wert zeigt, dass die Branche noch viel Potenzial hat und viele Fragen offen sind, aber auch Chancen nur zögerlich ergriffen werden. Der Index entsteht durch die Einstufung des Digitalisierungsgrads der Immobilienbranche von einer Skala von 1 bis 10 durch Befragung der Unternehmen in der Schweiz. Nach dem Hype, um das Thema Digitalisierung in der Immobilienbranche, in den letzten Jahren ist im Jahr 2020 die Ernüchterung bei den Firmen eingetreten. Die Digitalisierung ist keine kurzlebige Trenderscheinung, sondern wird von den Unternehmungen nun als «unabdingbare Entwicklung für die gesamte Immobilienwirtschaft» erkannt. Einer der wichtigsten Punkte ist, dass das einheitliche Verständnis fehlt. «Einigkeit besteht hingegen darin, dass es Zeit ist für Taten.» Ein Kernbestandteil ist, dass eine effektive Umsetzung eines Datenmanagements benötigt wird (Palomé, Baldegger, Anderloni, Ruppel, & Gehrer, 2020).
Verlorene digitale Daten
Im Jahr 2022 sind nur wenige Datenschnittstellen (API) zwischen den einzelnen Softwareanbieter bekannt, für einen freien Austausch an Informationen, um das Management um die Immobilie zu verbessern. In einer stark fragmentierten Branche, wie die der Immobilien, ist die Funktion des einfachen Datenaustauschs sehr wichtig. Mieterinformationen und Objektdaten sollen ständig verfügbar sein, damit der Informationsfluss rund um die Immobilie durch jeden Beteiligten (MieterIn, VerwalterIn, EigentümerIn, HauswartIn etc.) abgerufen werden kann. Die korrekte Ausstellung von der ordnungsgemässen Abrechnung (Bsp. HK-BK-Abrechnung8) oder Mietzinslisten werden heute vorausgesetzt. So möchte die Mieterin bzw. der Mieter sämtliche Objektinformationen abrufen können und stets einen transparenten Informationsfluss durch den zuständigen Verwalter erhalten. Alle wirksamen Immobilienänderungen und -prozesse müssen der Eigentümerin bzw. dem Eigentümer und der Mieterschaft transparent und leicht zugänglich zur Verfügung gestellt werden. Um solch eine grosse Menge an Informationen nach Bedarf bereitzustellen, muss die Datenqualität eingehalten werden.
Hierzu ist es unabdingbar die Abläufe und Prozesse einer Firma zu planen, zu strukturieren und falls möglich zu automatisieren. Es gibt heutzutage viele Softwareanbieter auf dem Immobilienmarkt. Viele davon sind auf den Verkauf von Immobilien wie Wohnungen, Häuser oder ganze Überbauungen spezialisiert. Für die Immobilienbewirtschaftung gibt es einzelne Anbieter, die einen Teil des Prozesses der Verwaltungstätigkeit abdecken, jedoch keine Schnittstellen untereinander anbieten, um einen optimalen Workflow zu generieren.
Anbieter von Workflow Digitalisierungshilfe
Wie man sieht, gibt es viele unterschiedliche Anbieter auf dem Markt, welche nur Abschnittsweise
Digitalisierungshilfen für die Immobilienbewirtschaftung anbieten. Es existieren viele gute Ansätze aber keine Applikation deckt den kompletten Prozess der Mietbewirtschaftung ab. Viele Product Owner haben die Prozesse nur aus der Sicht der Mieterschaft oder Hauseigentümer digitalisiert. Dadurch entstehen viele Medienbrüche, besonders im Bereich der Instandstellung der Objekte und der Mieterschaftsprozesse.
Unser Engagement für die Digitalisierung für die Mietwirtschaft
Die Casa Rema Immobilien AG hat in den letzten Jahren ihre Prozesse intern digitalisiert jedoch nach aussen analog belassen. Ein wichtiger Grund für diese gewählte Strategie ist das unveränderte Mietrecht und derren Einschränkungen in der Prozessoptimierung und der Gestaltung von neuen Geschäftmodellen.
So haben wir in den letzten Jahren aufkommende Trends wie beispielsweise das digitale Abnahmeprotokolle getestet. Jedoch haben wir mit diesem Tool rund 50% mehr Zeit benötigt um diesen Teilprozess durchzuführen. Einer der wichtigsten Vorteile dieser Applikation sind die direkte Datenerhebung und Speicherung im ERP System. Jedoch kennt jeder der eine Übergabe einer Wohnung durchgeführt hat, dasss jede Mieterin bzw. jeder Mieter diesen schnellstmöglich hinter sich bringen möchte und zurück zur Arbeit muss. Da wir unseren Mieterschaft einen guten Service bieten wollen, haben wir uns entschieden die Notierung der Schäden im ERP im Büro vorzunehmen.
Viele Anspruchsgruppen und Bedürfnisse in der Mietwirtschaft
In der Mietwirtschaft hat ein Immobilienbüro mit vielen verschiedenen Stakeholder (Anspruchsgruppen) mit unterschiedlichen Ansprüchen zu tun. Diese Ansprüche und der Individuelle Entwicklungsgrad der eigenen Kenntnisse und Bereitschaft gegenüber der Digitalisierung, erzeugen ein hohes Mass an Komplexität und Dynamik in das Mietwirtschaftssystem. So haben wir beispielsweise immer noch einige Mieter, welche Bar via Post ihren Mietzins bezahlen. Anstatt diesen mit einem Dauerauftrag im E-Banking oder per QR-Code zu begleichen.
Aus der Sicht der Prozesslandschaftsoptimierung wäre es, um einiges Effizienter ausschliesslich auf technologisch versierten Menschen zu konzentrieren, um damit die Prozesse zu standardisieren. Jedoch wäre dieser Schritt aus unserer Sicht Ethisch nicht durchführbar. Aus diesem Grund versuchen wir diesen schmalen Graden zwischen Prozessoptimierung durch Digitalisierung und der analogen Handhabung, damit auch jede Person ein schönes und passendes zuhause findet. Diese Strategie verfolgen wir bis 2025 und erwarten gespannt auf die Staatliche E-ID, um den Prozess der Mieterwirtschaft vollständig digitalisieren zu können ohne technologische Umwege gehen zu müssen.
Wie Sie sehen, ist die Casa Rema Immobilien AG ständig interessiert neue Wege zu bestreiten und neue Lösungen zu suchen. Haben Sie Anregungen zum Thema Digitalisierung in der Mietwirtschaft dann schreiben Sie uns eine E-Mail an it@casarema.ch. Die hier erwähnten Anekdoten sind als Beispiel zu verstehen und sind ein kleiner Teil der Erfahrungen, die wir während unsere Tätigkeit als Immobilienverwaltung gemacht habe.
